Datenschutzerklärung | TeamDrive Systems GmbH

Ergänzend zu den nachfolgenden Datenschutzhinweisen laden Sie sich bitte folgendes Infoblatt zum Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß DSGVO herunter:

https://teamdrive.com/dsgvo-infoblatt-zu-teamdrive/

Datenschutzhinweise zur Nutzung der TeamDrive Software und der verbundenen Cloud Services

Unsere Anwendung wurde von Grund auf mit dem Ziel entwickelt, Ihre Privatsphäre zu schützen und Vertraulichkeit bei der Cloud Nutzung und Zusammenarbeit über das Internet zu gewährleisten (Privacy by Design). Die hier aufgeführten Hinweise sollen Ihnen in kurzen, leicht verständlichen Worten relevante Informationen liefern, um Ihnen zu erläutern, welche Daten bei der Nutzung von TeamDrive erfasst werden, wo sie gespeichert werden und wer, welche Daten einsehen kann. Wünschen Sie detaillierte technische Erläuterungen, so können Sie die gerne bei den unten aufgeführten Stellen anfordern oder auf unserer Webseite einsehen.

1) Angabe zur verantwortlichen Stelle und zum Datenschutz

TeamDrive Systems GmbH
Max-Brauer-Allee 50

22765 Hamburg

Germany

Tel: 040 / 60 77 09 300
Fax: 040 / 38 90 44 33

E-Mail: info@teamdrive.com

Fragen zum Datenschutz stellen Sie gerne unter:

Datenschutz
℅ TeamDrive Systems GmbH
Max-Brauer-Allee 50

22765 Hamburg

Germany

E-Mail: datenschutz@teamdrive.com

2) Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung der TeamDrive Software

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung und im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz 2018 (BDSG-neu).

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener Verträge oder im Rahmen von Maßnahmen um Ihnen sichere Cloud Services über unsere Zero- Knowledge Cloud Infrastruktur anbieten zu können. (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Benutzerregistrierung / Benutzerkonto

Zur Nutzung der TeamDrive Anwendung müssen Sie sich bei TeamDrive mit Ihrer Email Adresse registrieren. Sie müssen bestätigen, dass Sie in Inhaber der Email Adresse sind. Die Email Adresse dient zu Ihrer Authentifizierung und wird mit Ihren Benutzerkonto verknüpft. Die Email Adresse können Sie jederzeit ändern und müssen jede Änderung Ihrer Email Adresse bestätigen. Sie werden Benachrichtigungen von TeamDrive, Einladungen von anderen Benutzern und technische Informationen über diese Email Adresse erhalten. Zusätzlich vergeben Sie sich einen Benutzernamen und ein Passwort. Passworte werden immer in Ihrem Client verschlüsselt (Bcrypt) und gelangen niemals unverschlüsselt auf die Server von TeamDrive.

Wenn Sie Ihr Benutzerkonto löschen oder löschen lassen, dann werden sämtliche gespeicherten Informationen, die mit diesem Konto verknüpft sind, unwiederbringlich gelöscht. Ein Benutzerkonto kann jederzeit gelöscht werden, es sei denn es besteht ein Vertragsverhältnis mit dem Benutzer welches einer Löschung entgegensteht. In diesem Fall muss das Vertragsverhältnis zuerst aufgehoben oder beendet werden.

Folgende personenbezogene Daten werden mit der Nutzung der Anwendung gespeichert:

- Email Adresse (authentifiziert)
- Benutzername (frei wählbar)
- Benutzerpasswort (bereits im Client verschlüsselt und dann übermittelt)
- IP-Adresse (14-Tage) und Uhrzeit des letzten Zugriffes
- Device Name (Gerätename)

Für den Fall, dass Ihr Unternehmen oder ein Geschäftspartner, Sie mit Ihrer Email Adresse vor- registriert hat, so erhalten darüber eine Information per Email. Sie müssen dann die Nutzung und Ihre Authentizität über den bereitgestellten Link bestätigen und die Registrierung vervollständigen. (siehe oben). Wenn Sie auf die Einladung nicht reagieren, dann wird Ihre Email Adresse nach 90 Tagen mit allen Daten vollständig gelöscht.

Datensynchronisation / Datenspeicherung

In der TeamDrive Anwendung erstellen Sie Spaces oder Sie akzeptieren eine Einladung in einen Space und treten diesem Space bei. Nur Sie und die in dem Space angezeigten Space-Mitglieder haben Zugang zu den Daten in dem jeweiligen Space. Niemand sonst kann Die Daten des Spaces einsehen. Außerhalb eines Spaces existiert keine Information darüber, wer in einem Space Mitglied ist und es sind auch keine Metadaten wie Space-Name oder Dateinamen sichtbar. Sie können innerhalb eines Spaces absolut vertraulich und anonym mit Ihren Space-Mitgliedern zusammenarbeiten.

Ein Space ist ein Datenraum (ein überwachter Ordner mit Inhalten). TeamDrive synchronisiert die Inhalte des Space und alle Änderungen darin, auf die Client Installationen (Endgeräte) der Space-Mitglieder. Alle Daten (neue Dateien oder Änderungen) werden vor dem Verlassen des Clients hoch verschlüsselt und verschlüsselt in der Cloud gespeichert. Berechtigte Clients der Space-Mitglieder laden die verschlüsselten Daten herunter und entschlüsseln diese mit den Schlüsseln, über die ausschließlich die Mitglieder eines Spaces verfügen. Alle Prozesse der Verschlüsselung und der Synchronisation laufen vollautomatisch.

Die hiermit erreichte Ende-zu-Ende Verschlüsselung bietet allen TeamDrive Benutzern die größtmögliche Sicherheit und Vertraulichkeit, die ein System heute bieten kann.

Sie haben als TeamDrive Nutzer die freie Wahl eines Servers um Ihre verschlüsselten Daten zu speichern. In der Regel erhalten Sie einen voreingestellten Server in der TeamDrive Cloud. TeamDrive nutzt hierzu Rechenzentren in Deutschland die allen Anforderungen der DSGVO entsprechen. Bei der Anlage eines neuen Spaces entscheiden Sie über welchen Server Ihre verschlüsselten Daten synchronisiert werden und definieren bei Bedarf Aufbewahrungsfristen.

Alle Daten die in den Spaces endgültig gelöscht werden, sind unwiederbringlich gelöscht. Es gibt eine technische Verzögerung bei der endgültigen Löschung Ihrer Daten in der TeamDrive Cloud von 7 Kalendertagen. Danach sind alle von Ihnen gelöschten Daten nicht mehr wieder herstellbar.

Speicherung von Nutzungsdaten in der TeamDrive Cloud

Jeder Space gehört einem Benutzer und ist diesem Benutzer zugeordnet. Alle Spaces werden über eine ID (Laufende Nummer) identifiziert und gespeichert. Gespeichert werden die Größe der aktuellen Belegung und der IP Traffic. Diese Daten dienen der Abrechnung und des Controllings. Der IP-Traffic wird am 1. Tag eines neuen Monats wieder auf 0 zurückgesetzt.

Im Rahmen eines Referral Programmes erhalten TeamDrive Nutzer für jeden gewonnen neuen TeamDrive Benutzer zusätzlichen kostenlosen Cloud Speicher. Hierzu werden Einladungen an fremde Email Adressen anonymisiert referenziert. Nach erfolgreicher Neu-Benutzer Gewinnung wird die Anzahl gewonnener Neu-Kunden im Benutzer-Account gespeichert und der Cloud Speicher den Benutzers erweitert. Es verbleiben keine Daten im System wer wen eingeladen hat.

Verwendung von Cookies bei Nutzung des TeamDrive Web-Clients

In unserem TeamDrive WebClient werden sog. Cookies eingesetzt. Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser gespeichert und auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Der Einsatz von Cookies dient dazu, TeamDrive nutzerfreundlicher zu gestalten. So ist es z.B. möglich den Nutzer für die Dauer der Sitzung wiederzuerkennen, ohne das ständig Nutzername und Kennwort neu eingegeben werden müssen. Die Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und werden nach Beendigung Ihrer Sitzung gelöscht. Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art 6 Abs.1 f DSGVO. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Schließen Ihres Browsers unmittelbar gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies).

Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen es, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (persistente Cookies).

Wenn Sie die Verwendung von Cookies nicht wünschen, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass eine Speicherung von Cookies nicht akzeptiert wird. Bitte beachten Sie dabei aber, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Anwendung nutzen können.

Email Nachrichten und Newsletter

Bitte beachten Sie, dass Service Nachrichten und Meldungen aus der TeamDrive Anwendung erhalten, für den Betrieb der Anwendung zwingend notwendig sind und diese nicht abbestellt werden können. Sobald Sie Ihr TeamDrive Benutzerkonto löschen, werden Sie keine Nachrichten mehr aus dem TeamDrive System erhalten.

Sie können über unsere Webseite unserem separaten Newsletter-Verteiler individuell abonnieren. Dieser Newsletter wird immer als solches kenntlich gemacht sein und über die entsprechenden Abmelde-Möglichkeiten aufklären.

3) Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung der TeamDrive Software und Dauer der Speicherung

Wir nutzen folgende Cloud Anbieter mit deren Rechenzentren in Deutschland, zum Speichern und zur Bereitstellung von Rechenleistung für unsere Cloud Services. Wir gewähren keinem dieser Hosting Anbieter Zugang zu unseren Daten.

1&1 IONOS SE
Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur
Deutschland

Hosting aller TeamDrive Daten und Betrieb der Server, auf denen TeamDrive abläuft, sowie Backup von Daten, Versand von Emails, deren Versand der Kunde initiiert hat (z.B. Einladung von Nutzern)

MailJet GmbH
Rankestr. 21, 107898 Berlin
Deutschland

Versand von Emails, deren Versand der Kunde initiiert hat (z.B. Einladung von Nutzern)
https://www.mailjet.de/sicherheit-datenschutz/

Dauer der Speicherung und Löschung

Wenn Sie Ihr Benutzerkonto löschen oder löschen lassen, dann werden sämtliche gespeicherten Informationen, die mit diesem Konto verknüpft sind unwiederbringlich gelöscht. Ein Benutzerkonto kann jederzeit gelöscht werden, es sei denn es besteht ein Vertragsverhältnis mit dem Benutzer welches einer Löschung entgegensteht. In diesem Fall muss das Vertragsverhältnis zuerst aufgehoben oder beendet werden.

Die Speicherdauer ergibt sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Grundsätzlich werden aber die Daten so lange verarbeitet und gespeichert, wie sie zur Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung (Nutzung der TeamDrive Software) erforderlich sind. Hierbei ist zu beachten, dass eine Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches über Jahre fortbesteht. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die sich evtl. aus dem Vertragsverhältnis ergeben, bleiben hiervon unberührt. (z.B. Rechnungen, Angebote …)

4) Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

5) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

TeamDrive Systems GmbH
Stand Februar 2022